Cómo mejorar las funciones en las áreas de adquisiciones

10 sintomas

Entre los 10  síntomas que nuestras organizaciones de transporte no deben presentar, mencionadas en la edición anterior, destaca el inadecuado abastecimiento, que es una de las principales acciones que pueden destruir una organización, aún las de transporte público, pues dependen en gran medida de la compra de servicios (talleres mecánicos, eléctricos y de laminado y pintura) o materiales (diésel, aceite, llantas y refacciones); así que abastecerse es una de las funciones vitales del gremio, sean hombres-camión o ruta-empresa. Para ello, es necesario saber cuál es la mejor forma de suministrar todos los servicios necesarios y tener claros los objetivos.

La importancia de la función de las compras es medular en la administración de la empresa, buscando no solo la reducción de costos, sino el desarrollo de una logística que permita la continuación del servicio. Al ser el abastecimiento un área estratégica, debemos de considerar funciones y responsabilidades que le den forma a este importante departamento.

Después de un análisis detallado de los diferentes académicos que hablan de las áreas de adquisiciones, por su facilidad en la integración de los conceptos, propongo que de acuerdo a lo determinado por el especialista en logística en suministro, Cubillos, y entendiendo por logística “el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución” (RAE:2001), las principales funciones que deben desarrollar las áreas de compras son:

  1. Minimizar costos, que nos permita aumentar la productividad y generar rentabilidad en  las operaciones.
  2. Asegurar la prestación del servicio, a través de un adecuado abastecimiento de servicios y productos.
  3. Buscar fuentes alternas de suministro, evaluando constantemente posibles prestadores de servicios y nuevos productos, aumentando así la capacidad de negociación.
  4. Buenas relaciones con proveedores, que ayuden a mantener una buena imagen, posibilitando y facilitando así cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial  en caso de escasez de materiales.
  5. Formar y desarrollar personal especializado con una visión técnica administrativa, que facilite  la prestación del servicio.
  6. Mantener registro de datos. El procesamiento de datos e informes debe ser estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda facilitar el análisis de los datos.

Finalmente, Concuerdo con Cubillos en que son cuatro las responsabilidades principales de este departamento. La más importante debe ser el conocimiento de los productos, seguida por el conocimiento de los proveedores y formar parte de las relaciones públicas con ellos.

  1. Revisar especificaciones: El personal de compras debe trabajar duro para desarrollar conocimiento y experiencia con una amplia variedad de equipos y productos.
  2. Evaluar y seleccionar los proveedores: Al desarrollar el conocimiento, el departamento de compras debe tener el derecho de evaluar y seleccionar proveedores (y mantener buenas relaciones).
  3. Actuar como el contacto principal con los proveedores: Hoy el área de compras debe actuar como el principal contacto con los proveedores, pero otras áreas deben ser capaces de interactuar directamente con ellos, según sea necesario.
  4. Determinar el modo de adjudicación de los contratos de compra: El área de compras también debe liderar o coordinar las negociaciones con los proveedores.